想提意見 為何千萬少用「但是、不過」
2023-02-02
「我明明很認真說了，對方卻聽不進去。」「即使一開始就說結論，有時還是不順利，為什麼呢？」「叫我說明，我不知道要從何開始說起……」
說明力是表達時必須使用的技能。對於利用網路溝通已成常態的現在，跟說明有關的煩惱似乎越來越嚴重。網路溝通特徵之一，就是不容易傳達訊息。
無論是面對面互動，還是網路交流，你是否能透過簡單易懂的言語讓對方理解，將使你在工作和生活中出現很大的差異。甚至可以說，影響結果的九成因素取決於說明力的優劣。簡而言之，溝通時讓對方感到艱澀難懂就是一種成本。
如果你的想法無法順利傳達給對方，你就必須重複說明同樣的內容，換言之，如果你的說明方式讓人難以理解，對方就會覺得「好麻煩喔……」「聽他說話好累喔……」。最糟的情況下，你想要說明的事，最後可能以不同形式傳達給對方，甚至造成不必要的麻煩。
反過來說，只要你的說明內容淺顯易懂，對方也會偏向選擇你的提議，因為能減少不必要的成本和風險。以商務場合為例：不管投影片做得多花俏，如果內容難懂，提案就無法通過——大家顯然會選擇自己看得懂的簡報。
寫電子郵件也是相同道理。如果郵件讓人難以理解，很可能就會被放到後面或慘遭拒絕。只是因為說明方式讓人難以理解導致工作進度停滯，或無法傳達原有價值，這些情況會造成個人潛力受限，算是一種社會損失。要如何才能夠做到讓人容易理解呢？
以下為說明時常見的失敗模式：一，內容未經組織架構就開始進行說明。如果在還沒決定要說什麼、如何說之前就開始說明，多半會以失敗收場；隨心所欲，想說什麼就說什麼、前言不接後語、雜亂無章，那便會導致重點模糊，變成難懂的內容，讓對方覺得「所以你到底想說什麼？」
二，採取不符目的或情況的架構方法。其原因在於說話者並沒意識到「希望對方理解的事情」不同，「技巧」也會不同。即使對象都是同一人，目的也不可能總是相同，就拿經常提到的「結論優先」來說，雖然有時很順利，但失敗的原因出在哪裡呢？例如，當你想讓對方自行思考的時候，就不適用「結論優先」的說明方式，因為對方聽到結論之後，可能就不會嘗試進行思考了。
給對方的資訊量要控制在最低限度，因為，不易理解就等同是風險。
此外，從「情況（條件）」角度來看，「結論優先」也會使人難以理解「除了說明資訊以外的知識」。雖然聽起來理所當然，但你和對方所具備的知識、領域不同，因此，在說明的架構方法上，並非總能用「結論優先」方式。
舉例來說，A：「你知道世界上最暢銷的書是什麼嗎？其實就是《聖經》。」B：「《聖經》是世界上最暢銷的書籍。」當你想要引起對方注意時，說明方式A是不是更容易引起對方好奇心呢？
另外，在談判的場合，如果一開始就說「我們的結論就是這樣，以上。」便會造成雙方既無法協商，也沒有討價還價的空間，談判很可能就此破裂。
從前述內容可看出，所謂良好說明，是根據對象、目的和情況（條件）之不同，改變說明時所採用的架構方法。換句話說，如果能根據目的和情況，將「希望他人理解的內容」按照最合適的順序進行架構，那任何人都能讓說出來的內容變得更加容易理解。
將嚴格的定義和詳細內容，以「粗略理解」為優先，對方會更願意傾聽。
．TAPS型：「為了彌補差距，我認為有必要●●。」
．使用時機：在簡報或談判等場合，用來告訴對方理想和現實之間的差距，想讓對方接受並通過提案（解決方案）時。
一，確認對方的理想狀態（To be）、二，點出問題現況（As is）、三，指出問題點（Problem）、四，提出解決方案（Solution）
．架構步驟說明：
一，「我認為貴公司原本追求的理想狀態應該是●●」關鍵是不要強加於人，盡可能以對方會用的詞彙表達。為了了解對方經常使用的詞彙，可查詢他發布過的資訊。
二，「只是，現在變成■■的狀況。」這步驟是最敏感的，因為內容都是聽來很刺耳的資訊。因此，關鍵在於使用客觀且基於事實的資訊，盡可能精簡指出問題。如果可以，還要加入補充，以主觀表達即可。
在向特定人或企業提案時，我經常使用很可惜這個詞，例如：「貴公司變成▲▲情況，非常可惜。」為避免引起對方反感、覺得這種事不用你說，可以利用「事實＋可惜（主觀）」的方式，精簡指出問題。
三，「至於這個問題點，可以■■」這步驟是為了彌補第一步和第二步之間的差距，應該解決的問題。
四，「為了消除這個差距，我認為應該要●●」這個步驟傳達可以採取的措施，解決第三步中所指出的差距。
．具體示例：「我想貴公司的目標應該是建立像家族一樣的公司。」「但貴公司的離職率高於兩成，這是非常可惜的事。」「這問題可以歸因於員工對公司的滿意度偏低。」「解決這個問題的方案之一，是我考慮以入職兩年至十年的員工為對象，實施特別計畫，讓員工實際感受到成長。」
．反論型：「關於那件事，我有不同的想法。」
．使用時機：與他人討論或辯論時，無法接受對方意見和論點，想反駁或提出異議時。
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